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Tipps und Tricks

Digitale Rechnung

Eine digitale Rechnung ist nicht nur platzsparend, umweltschonend und zeitgemäß, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Prozesse zu optimieren. HAGEMEYER Kunden können die Rechnungsunterlagen in digitalem Format anfordern.

 

>> Der Rechnungsversand erfolgt per E-Mail und ist für Sie kostenlos

>> Ungezippter Versand im PDF/A-Format (einfache Verarbeitung in Ihrem System)

>> Sie benötigen hierfür lediglich eine aktuelle Version des Acrobat Readers.

>> Dieser Service erfüllt alle gesetzlichen deutschen und europäischen Sicherheitsstandards.

>> Zugriff über den HAGEMEYER-Webshop - inklusive Downloadfunktion

>> Einfache Archivierung in Ihrem Rechnungssystem.

>> Schnelles und sicheres Verfahren, das die Umwelt schont. Archivierung der Online-Rechnungen für 10 Jahre

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In Kürze stellt HAGEMEYER auf das europaweit anerkannte ZugFERD Format um.


Unten stehend finden Sie die häufigsten Fragen, die zum ZugFERD Format aufgetaucht sind.

 

ZugFERD

 

 

 

Wird bei ZUGFeRD das Format PDF/A genutzt?

Dieses Format entspricht einer Herstellerunabhängigen ISO Norm und ist für die Langzeitdatenspeicherung entwickelt worden. Es kann mit jedem herkömmlichen PDF Reader geöffnet werden. 


Was kann ZUGFeRD mehr als das herkömmliche PDF?

Sie erhalten neben der bildlichen Darstellung der Rechnung als PDF noch einen Datensatz, der von diverse Programmen oder Ihrer eigenen Software verarbeitet werden kann. Diese XML Datei ist in das PDF eingebettet und kann ganz nach Bedarf genutzt werden oder nicht.

 

 

 

Kann das ZUGFerd Format international eingesetzt werden?

Das Dateiformat basiert auf den durch das Europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG). Damit sind alle Basisvoraussetzungen gegeben, um ein europäisches Format (welches derzeit in Entwicklung ist) zu erfüllen.


Wird die Rechnung per Mail versendet

Im Standard versenden wir die Rechnung an die gewünschte Mailadresse. Andere Wege des Austauschs (Download, FTP) können im Rahmen einer Schnittstellen-Einrichtung besprochen werden.


Wie archiviere ich digitale Rechnungen?

Sie müssen die Rechnung in dem Format, wie sie an der E-Mail hängt, digital archivieren, also an einem sicheren Speicherplatz ablegen.